surat sosial..

Surat sosial adalah Surat Sosial ialah surat yang lahir dari aktivitas bisnis maupn kedinasan yang isinya tidak terikat langsung dengan urusan bisnis maupun kedinasan. biasa dibuat ketika seseorang atau instansi ingin mempererat hubungan diantara keduanya. Atau dengan kata lain untuk mempererat hubungan antara keduanya baik dalam kerjasama ataupun silahturahmi (hubungan bermasyarakat). surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. yang bertujuan untuk mendapatkan harapan sesuai isi surat tersebut. Lebih berfungsi untuk membangun citra baik antar perusahaan maupun antara pimpinan dan bawahan.

Macam-macam surat sosial diantaranya :

– Surat undangan

– Surat pemberitahuan

– Surat pengumuman

– Surat ucapan selamat

– Surat dukacita

– Surat ucapan terima kasih

  • Ø Surat Undangan

Surat undangan adalah surat untuk meminta pembaca untuk menghadiri suatu acara. Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Acara tersebut bisa bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluasi, rapat perencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi seperti, acara perpisahan karyawan, peresmian gedung, halal bihalal, syukuran promosi, dan sebagainya.

Hal-hal yang harus ada dalam surat undangan diantaranya:

– Alasan (mengapa penulis mengirim undangan)

Biasanya disampaikan dengan ungkapan, seperti:

“Untuk menindaklanjuti hasil rapat tanggal 20 April yang lalu…”

“Sebagai rasa syukur atas keberhasilan usaha kita…”

– Acara

Acara ini perlu diketahui agar pembaca bisa menimbang apakah perlu menghadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan.

– Waktu

Waktu harus disampaikan secara jelas mencakup jam, tanggal, dan hari.

Cara penulisan

Hari          : Senin

Tanggal     : 19 Maret 2011

Waktu      : 09.00 s.d 11.00

– Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci mencakup alamat, nama gedung, nomor ruang, dsb jika tempat acara bukan di alamat perusahaan pengirim undangan.

– Persyaratan peserta/hadirin

Adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan. Misalnya, ketentuan pakaian, keharusan membawa surat undangan, dll.

– Penandatanganan

  • Surat undangan yang ditandatangani oleh Walikota dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Walikota dengan lambang Negara berwarna hitam;
  • Surat undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Walikota atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah;
  • Surat Undangan yang ditanda tangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
  • Ø Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat untuk menyampaikan fakta yang dianggap perlu diketahui oleh pembacanya. Informasi yang disampaikan harus rinci dan spesifik.

Surat pemberitahuan terdiri dari tiga bagian:

– Bagian pembuka

Bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok surat.

– Bagian tengah

Bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

– Bagian penutup

Bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim surat dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.

 

  • Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi tentang informasi yang berupa keputusan yang telah dibuat atau hal-hal yang akan dilakukan organisaasi atau perusahaan yang berdampak pada khalayak.

Surat pengumuman hampir sama dengan surat pemberitahuan, perbedaannya adalah luasnya khalayak yang dituju. Dari segi kerahasiaan juga memiliki perbedaan. Surat pengumuman bersifat terbuka, boleh diketahui siapa saja, sehingga sering ditempel di papan pengumuman. Sedangkan surat pemberitahuan bias bersifat tertutup atau rahasia.

Surat sosial bertujuan agar khalayak yang dituju memperoleh informasi yang lengkap sehingga tidak perlu bertanya-tanya lagi. Dengan demikian, informasi harus disampaikan secara spesifik dan lengkap, dan juga logis. Hal-hal yang penting disampaikan terlebih dahulu, baru kemudian diikuti dengan penjelasan atau rincian dan alasannya.

  • Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang berisi ucapan selamat ketika rekan kerja, atasan, bawahan, atau mitra bisnis memperoleh  kesuksesan atau menerima kebahagiaan tertentu. Surat yang berisi perasaan senang atas keberhasilan atau kebahagiaan yang diperoleh rekan kerja,atasan, atau bawahan.Surat ini bisa disampaikan langsung, lewat telepon, atau dalam bentuk tertulis seperti surat, kartu, faks, telegram, atau e-mail.

Prinsip ucapan selamat :

  1. Prinsip jelas yaitu dengan spesifik menyebutkan ucapan selamat untuk urusan apa. Misalnya, “Selamat atas kelahiran putra kedua.” Atau “Selamat menempuh hidup baru.”
  2. Prinsip ringkas yaitu surat tidak perlu cerita panjang lebar karena tidak ada informasi yang perlu diberikan kecuali menunjukkan rasa ikut gembira.

Surat ucapan selamat biasanya terdiri dari dua bagian, yaitu pembuka yang digabung dengan inti isi surat dan bagian penutup. Urutan penulisannya adalah sebagai berikut :

– Bagian pembuka

Surat langsung dibuka dengan ucapan selamat dan alas an pemberian selamat.

Contoh : “Sukses atas pengangkatannya menjadi Kepala Cabang Surabaya PT Jaya Baya.”

– Bagian penutup

Surat ditutup dengan harapan optimis.

Contoh : “Semoga bahagia selalu.” Atau, “Semoga sukses.”

  • SURAT DUKA

Dalam bisnis kita perlu menjalin hubungan erat yang melibatkan emosi, termasuk solidaritas terhadap rekan bisnis, rekan kerja, bawahan atau atasan yang tertimpa musibah. Rasa solidaritas ini bias ditunjukan melalui lisan ataupun tulisan, namun akan lebih bermakna apabila melalui tulisa. Salah satu contoh solidaritas ini bias dengan ucapan belasungkawa yang menimpa rekan  bisnis kita.

Prinsip penulisan ucapan duka cita adalah jelas dan singkat. Jelas yaitu spesifik dalam menyebutkan ucapan duka cita untuk peristiwa apa. Prinsip singkat artinya surat ucapan duka cita tidak perlu ditulis secara panjang lebar sehingga bertele – tele.

Bagian dari Surat Duka

Surat duka terdiri dari dua bagian yaitu :

– Bagian pembuka

Surat langsung dibuka dengan  ucapan ikut berduka cita. Misalnya saja, “Kami turut berduka cita atas wafatnya Ibu Bela Nuansa.”

– Bagian tengah dan penutup

Surat ditutup dengan menunjukkan sikap tulus dan harapan. Sebagai contoh, “Semoga beliau diterima di sisi-Nya dan yang ditinggalkan tabah menjalaninya.

  • SURAT UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam kehidupan sehari – hari maupun dalam bisnis, apabila kita menerima jasa baik maka kita akan mengucapkan terima kasih kepada pemberinya. Ucapan terima kasih dapat disampaikan melalui lisan ataupun tulisan, namun penyampaian melalui tulisan akanlah lebih bermakna daripada mengucapkannya secara langsung melalui lisan. berisi ucapan terima kasih atas jasa – jasa Yang telah dilakukan oleh seseorang. berupa kartu dalam berbagai macam bentuk ukuran dan dibuat dari kertas yang tebal seperti kertas dari karton. Kartu ucapan selamat biasa berupa pesan yang ditujukan kepada penerima. Kartu ucapan sering digunakan untuk menulis pesan humor, cinta, persahabatan, atau juga sekadar mengucapkan terima kasih. berupa Karangan bunga, parsel, kado juga sering disertai dengan selembar kartu ucapan. Kartu ucapan juga biasanya dikirimkan pada kesempatan khusus, seperti hari ulang tahun, Idul Fitri, pernikahan, Natal, dan Hari Valentine.

Prinsip yang digunakan dalam penulisan surat ucapan terima kasih adalah jelas dan hemat. Jelas yaitu menuliskan secara spesifik ucapan terima kasih mengenai hal apa. Hemat maksudnya yaitu tidak perlu  menuliskan surat ucapan terima kasih secara panjang lebar, sehingga akan membuat si pembaca jenuh sebelum mencapai point penting dari surat tersebut.

Bagian dari Surat Ucapan Terima Kasih

Surat ucapan terima kasih terdiri dari tiga bagian yaitu :

– Bagian pembuka

Penulis menyampaikan ucapan terima kasih atas budi baik atau jasa yang diberikan oleh pembaca. Apabila hendak menggunakan pendekatan tidak langsung , surat dimulai dengan menceritakan jasa yang diberikan oleh pembaca.

– Bagian tengah

Menuliskan secara detail manfaat yang diterima dari jasa yang diberikan oleh pembaca (orang yang diberi ucapan terima kasih).

– Bagian penutup

Apabila menggunakan pendekatan langsung, ditutup dengan penegasan ucapan terima kasih dan harapan positif. Apapbila menggunakan pendekatan tidak langsung, penutup dimanfaatkan sebagai klimaks untuk menyampaikan ucapan terima kasihnya.

About these ads

~ by Chacha-choco-hoLic on July 17, 2011.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: